Veelgestelde vragen

De OuderServicedesk is ook telefonisch bereikbaar via de gemeente Den Haag, via tel. 14070. Een medewerker van de gemeente Den Haag zal dan een terugbelverzoek sturen naar de OuderServicedesk van AanmeldenPO. Ouders worden binnen 3 werkdagen teruggebeld.

Veel antwoorden kunnen ouders ook vinden op scholenwijzer.denhaag.nl

U kunt ouders ook verwijzen naar scholenwijzer.denhaag.nl voor meer informatie over het aanmeldproces en/of het dowloaden van het digitaal Aanmeldformulier.

Ouders worden vanuit de gemeente Den Haag schriftelijk geïnformeerd en gevraagd zich te houden aan de aanmeldperiode van het kwartaal waarin het kind 3 wordt, om een gelijke verdeling van aanmeldingen over het aanmeldjaar te kunnen waarborgen.

Scholen ZONDER leerlingplafond: voor scholen ZONDER leerlingplafond loopt het aanmeldjaar van 1 oktober 2023 t/m 30 november 2024. Gedurende deze periode nemen deze scholen alle kinderen aan met geboortedatum 1 oktober 2020 t/m 30 september 2021.

Na deze datum is het aanmeldjaar voor alle kinderen uit bovengenoemde 'geboortegroep' gesloten en bepaalt de individuele school of zij na deze datum nog kinderen aanneemt of niet.

Heeft uw school na de laatste aanmeldperiode nog plaatsten over, dan kunt u deze pas vergeven na 1 december 2024, omdat u in de extra lotingsronde eind november nog kinderen toegewezen kunt krijgen. U hoeft deze kinderen niet meer te registeren in Onderwijs Transparant.

Na 1 december 2024 bent u vrij om de overgebleven plekken van het aanmeldjaar in te vullen.

Ouders worden vanuit de gemeente Den Haag schriftelijk geïnformeerd en gevraagd zich te houden aan de aanmeldperiode van het kwartaal waarin het kind 3 wordt, om een gelijke verdeling van aanmeldingen over het aanmeldjaar te kunnen waarborgen. Dit is alleen geen verplichting. Ouders mogen binnen het een aanmeldjaar slechts éénmalig aanmelden op een school met leerlingplafond.

Let wel! Wanneer een kind hoort bij een eerder cohort en aangemeld wordt in een later cohort, kunt u de aanmelding gewoon verwerken, zolang de aanmelding valt binnen het lopende aanmeldjaar.

Naast het aanmeldformulier dient het identiteitsbewijs van het kind gecontroleerd te worden, controleer hierbij de officiële eerste voornaam en de geboortedatum van het kind.

Veilig kopie ID-bewijs

Voor de controle van de gegevens op het aanmeldformulier heeft u een kopie ID van het kind nodig. Klik op volgende link om te lezen hoe ouders via de KopieID-app veilig een kopie ID van hun kind kunnen afgeven aan de school, zonder app kan dit ook. Dan kunnen onderstaande richtlijnen worden gevolgd over hoe u of de ouder een veilige kopie van het identiteitsbewijs maakt:

• Maak in de kopie het burgerservicenummer onleesbaar, ook in de cijferreeks onderaan
• Schrijf op de kopie dat het een kopie is
• Schrijf op de kopie voor welke instantie of welk product de kopie is bedoeld. (Aanmelden op de basisschool + naam van de basisschool)
• Schrijf op de kopie de datum waarop de kopie wordt/is afgegeven

Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste kinderen in de juiste periode binnen het geldende aanmeldjaar worden ingevoerd in de aanmeldapplicatie van Onderwijs Transparant. Door controle en invoer van de juiste gegevens voorkomen we dat er kinderen dubbel of verkeerd in het systeem komen te staan.

In deze link vindt u een uitleg over de adviezen vanuit de Rijksoverheid hoe om te gaan met kopie identiteitsbewijs.

Hierbij zullen ouders ter controle van bepaalde gegevens het identiteitsbewijs van het kind  tonen. Controleer hierbij de officiële eerste voornaam en de geboortedatum van het kind gecontroleerd. Dit is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste kinderen in de juiste periode binnen het aanmeldjaar worden ingevoerd in de aanmeldapplicatie van Onderwijs Transparant. Door controle en invoer van de juiste gegevens voorkomen we dat er kinderen dubbel of verkeerd in het systeem komen te staan.

• Controleer de geboortedatum met het identiteitsbewijs van het kind

• Controleer of het kind hoort in de actuele aanmeldperiode

• Controleer de eerste officiële voornaam met het identiteitsbewijs van het kind

• Controleer of alle velden leesbaar zijn ingevuld

• Hebben ouders een ‘zorgwens’ aangegeven bij vraag 3? (zo ja, maak zo nodig een afspraak voor een MDO)

• Zijn er minimaal 5 scholen ingevuld bij vraag 5? (tenzij voorrangsregel broer/zus)

• Controleer of het Aanmeldformulier is ondertekend

Een school kan maximaal de onderstaande vier voorrangsregels hanteren en bepaalt zelf de volgorde. Indien er meer ‘voorrangskinderen’ zijn dan dat de school plaats heeft, wordt toelating bepaald op basis van de aangegegeven volgorde van de voorrangsregels.

• Een oudere broer of zus zit al op de school.
• Het kind gaat naar een voorschoolse voorziening (peuterleerplek, peuterschool of integraal kindcentrum) die nauw samenwerkt met de school.
• Het kind woont in de buurt van de school. De school bepaalt welk gebied voorrang heeft. (m.u.v. openbaar onderwijs scholen)
• De ouder werkt zelf op de school.

Let op!: op scholenwijzer.denhaag.nl zijn de voorrangsregels van iedere school met een leerlingplafond te vinden. Zorg ervoor dat deze gegevens overeenkomen met de gegevens op uw website en schoolgids van uw school. Een volledig overzicht van welke school welke voorrangsregels hanteert vindt u hier.

NB. Alle scholen van het bestuur De Haagse Scholen (DHS) (Openbaar Onderwijs) hanteren geen voorrangsregel "voorrangsgebied", omdat het hier om een openbare school gaat.

Bij mogelijke extra ondersteuningsbehoefte wordt dit door ouders aangegeven op het Aanmeldformulier. In de aanmeldapplicatie wordt deze extra ondersteuning ‘zorgwens’ genoemd. De school van eerste voorkeur gaat met deze 'zorgwens' aan de slag.

Om te bepalen of er extra ondersteuning nodig is voor het kind met ‘zorgwens’, wordt na sluiting van elke aanmeldperiode een Multi Disciplinair Overleg (MDO) gehouden. Dit zal vóór de datum van schoolloting moeten plaatsvinden.

Tip: Tijdens het jaarlijkse startgesprek tussen directeur en adviseur SPPOH worden deze MDO-afspraken o.v.b. gepland. Verstandig is om te controleren of de data voor de MDO-gesprekken gepland staan in de agenda van IB/directie. 

Verwerking uitkomst MDO in Onderwijs Transparant;

De uitkomst van het MDO wordt geregistreerd in de aanmeldapplicatie van Onderwijs Transparant. Hierbij gaat het om de bevindingen van de school. In de aanmeldapplicatie spreken we hierbij van ‘Zorgplicht’. AanmeldenPO zal u helpen bij de verdere verwerking van deze aanmelding in Onderwijs Transparant en u ondersteunen bij de verdere correspondentie richting ouders. Het is de bedoeling dat u als school de juiste brief m.b.v. van het format opstelt en voorlegt aan de Programma manager, voordat u de definitieve brief aan de ouders verstuurd.

Mocht er een sterke aanwijzing zijn dat er sprake is van extra ondersteuningsbehoeften bij het aangemeld kind, maar de ouder(s) heeft dit niet aangegeven op het aanmeldformulier. Vraag dan door. U kunt gebruik maken van deze vragenlijst. Ook dan kunt u een Multi Disciplinair Overleg (MDO) beleggen. U kunt hierbij aan de ouders uitleggen dat u wilt dat het kind een goede start kan maken op de basisschool als het kind 4 jaar wordt en dat u daarbij de onderwijsbehoeften in beeld wilt krijgen. Vraag ondersteuning bij dit gesprek aan bij uw adviseur SPPOH. Lees hier hoe de zorgroute precies verloopt op een school MET leerlingplafond.

Meld deze situatie zo snel mogelijk bij de Programma manager van AanmeldenPO ( l.vanasbeck@aanmeldenpo.nl). Zij kan u helpen/bijstaan in dit (soms ingewikkelde) proces.

Om te bepalen of er extra ondersteuning nodig is voor het kind met ‘zorgwens’, wordt na sluiting van elke aanmeldperiode een MDO gehouden. Dit zal vóór de datum van schoolloting moeten plaatsvinden.

Tip: Tijdens het jaarlijkse startgesprek tussen directeur en adviseur SPPOH worden deze MDO-afspraken onder voorbehoud voor het hele schooljaar gepland. Verstandig is om te controleren of de data voor de MDO-gesprekken gepland staan in de agenda van IB/directie.

De uitkomst van het MDO wordt geregistreerd in de Aanmeldapplicatie. Hierbij gaat het om de bevindingen van de school. In de aanmeldapplicatie spreken we hierbij van ‘zorgplicht’.

Een kind met een extra ondersteuningsbehoefte (‘zorgplicht’) zal bij meer aanmeldingen dan plaatsen WEL meedoen met de schoolloting, maar NIET met de bovenschoolse loting.

De aanmeldformulieren kunnen maximaal nog 1 dag nadat de inlevertermijn van ouders verstreken is, worden ingevoerd in de aanmeldapplicatie van Onderwijs Transparant. Nadat de verwerkingstermijn verstreken is, kunt u geen aanpassingen meer doen in de gegevens van de aanmelding. Ook kan dus een foutieve naam niet meer worden gewijzigd.

Een foutieve tenaamstelling heeft verder geen gevolgen voor het verdere verloop van het proces. Zorg er wel voor dat de juiste tenaamstelling in het Leerling Administratie Systeem terecht komt, omdat deze gegevens wordt uitgewisseld met BRON (gekoppeld aan de GBA van de gemeente Den Haag).

Gaat het om een foutieve geboortedatum neem dan ten alle tijde contact op met de Programma manager AanmeldenPO. ( l.vanasbeck@aanmeldenpo.nl)

Let op: Na het invoeren van het aanmeldformulier in de aanmeldapplicatie van Onderwijs Transparant zet u via de 'Formulierstatus' het formulier op 'Definitief'. Op dit moment wordt er automatisch een e-mail bevestiging aanmelding verstuurd naar de ouder(s). De ouders hebben dan de mogelijkheid de ingevoerde gegevens te controleren en bij onjuistheid contact met de school op te nemen om aanpassingen door te geven. Check in het systeem, door met de onderste scrol balk naar rechts te schuiven, of deze e-mail daadwerkelijk verstuurd is, zie kolom 'Mail status verz.' of er Ontvangen of Mislukt staat. Bij Mislukt is er een foutief e-mail adres opgegeven of ingevoerd. Neem contact op met de ouder(s) om dit te corrigeren of pas de ingevoerde gegevens aan.

Het gebruik van de knop is niet verplicht. U kunt er ook voor kiezen om de voorrangsregels zelf toe te passen en per aanmelding een besluit te nemen.

Ook in de Handleiding-OT Aanmeldingen kunt u onder het kopje Besluiten nemen/Heeft u gekozen voor handmatige uitvoering van de schoolloting?, de stappen volgen die u moet nemen wanneer u gebruik wilt maken van de ‘Automatische verwerking’.

De handmatige verwerking van de besluiten en het organiseren van een schoolloting kost soms veel tijd. U kunt er beter voor kiezen om de digitale schoolloting aan te zetten in de Aanmeldapplicatie. Kiest u voor digitaal dan wordt Stap 3 van het aanmeldproces volledig voor u verwerkt en hoeft u niets te doen. De schoolloting wordt dan onder leiding van de notaris verricht en de besluiten voor u verwerkt. U kunt dit zelf instellen in OT door te gaan naar Beheer/Instellingen/Schoolloting, vervolgens vinkt u onderaan de pagina de perioden aan en klikt u op voorkeur opslaan.

De mensen die inmiddels voor digitaal hebben gekozen zijn positief over deze manier van werken!

Wanneer u zowel de schoolloting als de verwerking van de besluiten handmatig wilt blijven doen, zorg ervoor dat dit gebeurt volgens de procedureafspraken. Bij vragen van ouders over de loting, wordt controle uitgevoerd en beeldmateriaal opgevraagd.

De schoolloting wordt dan onder leiding van de notaris verricht en de besluiten voor u verwerkt. De scholen die inmiddels voor digitaal hebben gekozen zijn positief over deze manier van werken!

U hoeft alleen zelf nog de Plaatsingsbesluiten (digitaal) te versturen op het aangegeven moment, zie APO-jaarplanner. Controleer na het versturen of alle Plaatsingsbesluiten verstuurd zijn door bij 'Toegelaten kinderen' de schuifbalk naar rechts te verschuiven, het kan zijn dat een emailadres niet correct is ingevoerd in de Aanmeldapplicatie of ingevuld is op het Aanmeldformulier. Neem dan telefonisch contact op met de ouder(s).

1. De digitale schoolloting hanteert de volgorde van voorrangsregels zoals u die op uw school heeft bepaald.
2. U hoeft als school zelf geen loting uit te voeren, dit gebeurt automatisch (U kunt Stap 3. volledig overslaan.)
3. Ook wanneer u geen schoolloting hoeft uit te voeren, wordt het nemen van de besluiten automatisch verwerkt in Onderwijs Transparant.
4. U bent juridisch gedekt omdat er door een notaris een proces verbaal wordt opgesteld.
5. Er zijn geen extra kosten aan verbonden.

U stuurt dus geen brief over de uitloting!!

Ouders ontvangen bericht (Brief uitloting + Plaatsingsaanbod school van lagere voorkeur) van de school waar ze wel geplaatst kunnen worden. Op het moment dat een kind is uitgeloot op alle scholen van hun voorkeurslijst, zullen ouders een bericht ontvangen vanuit AanmeldenPO.

AanmeldenPO zal bij de uitvoering van de digitale schoolloting zorgdragen voor een proces-verbaal, gemaakt door de notaris. Op de dag van de schoolloting zullen de resultaten zichtbaar worden bij ‘Overzichten’, onder ‘Toegelaten kinderen’ en ‘Uitgelote kinderen’.

U hoeft bij deze stap zelf geen acties te ondernemen. Pas op de dag dat de Plaatsingsbesluiten verstuurd moeten worden, zie APO-jaarplanning, worden er weer handelingen van u verwacht.

Open plek uit ALM 1 > opgeteld bij ALM 2
Open plek uit ALM 2 > opgeteld bij VOVP1
Open plek uit VOVP > opgeteld bij ALM 3
Open plek uit ALM 3 > opgeteld bij ALM 4
Open plek uit AML 4 > opgeteld bij VOVP2

Er zijn in de volgende aanmeldperiode dan dus meer plaatsen beschikbaar; het vastgestelde leerlingplafond van de aanmeldperiode + de bijgekomen open plekken uit de vorige aanmeldperiode.

Vrijgekomen open plekken, die ontstaan door teruggetrokken aanmelding(en), worden rechtstreeks opgeteld bij de eerstvolgende VOVP.

Wanneer een kind uitgeloot wordt op school van eerste voorkeur, wordt dit kind geplaatst op een school van lagere voorkeur of uitgeloot op alle voorkeuren en daarmee ‘niet geplaatst’.

Niet geplaatste kinderen of kinderen geplaatst op lagere voorkeur, kunnen meedoen in de extra loting; VOVP (in mei/juni (ALM 1 en ALM 2) of november (ALM 3 en ALM 4)). In de VOVP worden open en vrijgekomen plaatsen op scholen met leerlingplafond geïnventariseerd. Bij het matchen in de bovenschoolse loting van de VOVP wordt bij de kinderen die in aanmerking komen om deel te nemen aan de VOVP gekeken naar hun oorspronkelijke voorkeurslijst. Er wordt dus gekeken of er een Open of Vrijgekomen Plek is voor dit kind op de school van eerste voorkeur. Is daar geen plek, dan kijkt het systeem naar de tweede school van voorkeur.

AanmeldenPO stuurt brieven naar de ouders van kinderen die in aanmerking komen voor de VOVP.

De VOVP verdeelt open en vrijgekomen plaatsen onder kinderen die geen plaats hebben of die geplaatst zijn op een school van lagere voorkeur en waarvoor op een school van hogere voorkeur plaats is vrijgekomen. De VOVP doet in feite hetzelfde als een reservelijst of wachtlijst. Voor een school betekent dit dat plaatsen optimaal bezet kunnen worden, voor ouders betekent dit een hogere plaats tevredenheid. Het kan voorkomen dat een school een kind heeft ingeschreven, en weer ‘kwijt’ raakt, omdat het kind in de VOVP een plaats aangeboden krijgt die hoger op de voorkeurslijst staat. Door de VOVP centraal te organiseren, is dit proces voor alle scholen en ouders transparant en eerlijk en vindt het plaats op gezette tijden (na de tweede en vierde aanmeldperiode). Een school kan dus geen aanbod aan ouders doen buiten de webapplicatie om.

Let op! Voor het versturen van het plaatsingsaanbod is een vaste dag in de APO-jaarplanning bepaald. Let op dat u deze dag hanteert en niet eerder het Plaatsingsaanbod verstuurt. Dit zorgt ervoor dat zowel kinderen die geplaatst worden op hun eerste school van voorkeur als kinderen die op een school van lagere voorkeur geplaatst worden, op hetzelfde moment geïnformeerd worden.

NB 1. Uw school hoeft alleen kinderen te informeren, die u heeft toegelaten en daarmee een Plaatsingsaanbod gaat doen. Tevens informeert u, indien van toepassing, de kinderen die vanuit de bovenschoolse loting bij u op school zijn geplaatst. U krijgt altijd bericht vanuit AanmeldenPO welke kinderen bij u op school zijn toegelaten naar aanleiding van de bovenschoolse loting (zie NB2).

NB 2. Kinderen die zijn uitgeloot en na de bovenschoolse loting op een school van lagere voorkeur terecht komen, ontvangen van de desbetreffende school een Plaatsingsaanbod (dit is een aangepaste brief die uitleg geeft over de plaatsing op een school van lagere voorkeur door uitloting). Deze kinderen kunnen bij de extra lotingsronde (VOVP) kiezen om mee te dingen op mogelijk vrijgekomen plaatsen. Hierover worden ze door AanmeldenPO geïnformeerd.

NB 3. Kinderen die op alle scholen van hun voorkeurslijst zijn uitgeloot, ontvangen een bericht vanuit AanmeldenPO. Deze kinderen kunnen bij de VOVP kiezen om mee te dingen op mogelijk vrijgekomen plaatsen. Hierbij mogen zij hun voorkeurslijst aanvullen. Ze worden door AanmeldenPO hierover geïnformeerd.

NB 4. Het is toegestaan om slechts in één van de vier aanmeldperioden aan te melden. Daarna staat het ouders altijd vrij om hun kind aan te melden bij een school zonder plafond.

De school benadert ouders die niet reageren (telefonisch of brief ter herinnering).

Indien ouder(s) geen gebruik maken van het Plaatsingsaanbod dan valt de gereserveerde plaats vrij. De vrijgekomen plaats wordt toegevoegd aan de beschikbare plaatsen voor de eerstvolgende Verdeling Open en Vrijgekomen Plaatsen (VOVP).

Als een school niet alle plaatsen in een aanmeldperiode heeft ingevuld (na afloop van de centrale (bovenschoolse) loting), dan worden deze plaatsen door de webapplicatie AanmeldenPO automatisch toegevoegd aan de eerst volgende periode.

Alleen als een kind door verhuizing van school moet wisselen dat buiten het voedingsgebied van de school terecht komt, kan een kind opnieuw meedoen met een aanmeldperiode. Hiervoor moet een verzoek ingediend worden bij de programmamanager AanmeldenPO. Ruilen van kindplaatsen tussen ouder(s) is niet toegestaan.

De programmamanager beoordeelt het verzoek en kan dit inwilligen en ervoor zorgen dat verwerken in het systeem mogelijk wordt. Een eerder toegekende schoolplaatsing vervalt dan. Het kind kan dan vervolgens worden teruggetrokken bij de vorige school (hierbij wordt in het systeem ook de melding ‘melden bij aanmeldcoördinator’ geactiveerd) en opnieuw meedoen. De school die de terugtrekking moet verwerken in de aanmeldapplicatie neemt in deze situatie vooraf contact op met de programmamanager AanmeldenPO.

De vrijkomende plaats wordt door de webapplicatie automatisch toegevoegd aan de eerstvolgende ronde VOVP.

De Programmamanager beoordeelt het verzoek en kan dit inwilligen en ervoor zorgen dat verwerken in het systeem mogelijk wordt. Een eerder toegekende schoolplaatsing vervalt dan. Het kind kan dan vervolgens worden teruggetrokken bij de vorige school (hierbij wordt in het systeem ook de melding ‘melden bij aanmeldcoördinator’ geactiveerd) en opnieuw meedoen. De school die de terugtrekking moet verwerken in de aanmeldapplicatie neemt in deze situatie vooraf contact op met de Programmamanager AanmeldenPO. De vrijkomende plaats wordt door de webapplicatie automatisch toegevoegd aan de eerstvolgende ronde VOVP.

Binnen 4 weken na verzending van het plaatsingsaanbod, moeten ouders reageren op het aanbod. Tot die tijd is het een gereserveerde plek. Pas op het moment dat de ouders bevestigen dat zij gebruik willen maken van het aanbod, wordt het een definitief plekje op uw school.

Deze bevestiging gebeurt door de officiële inschrijving van het kind door de ouders bij u op school. Deze bevestiging legt u ook vast in de aanmeldapplicatie door de stappen 1 tot en met 7 hieronder te doorlopen.

Wanneer ouders besluiten zich niet bij uw school in te schrijven, zult u dit ook moeten verwerken in de aanmeldapplicatie door de aanmelding terug te trekken. Volg dan de stappen 1 tot en met 8, hieronder bij het kopje terugtrekking.

Stappen naar inschrijven:

1. In het ‘Overzicht toegelaten kinderen’ klikt u op de actieknop ‘openen’ in de regel van het kind voor wie u de officiële inschrijving (bevestiging op het plaatsingsaanbod) hebt ontvangen.
2. Er opent een venster met de titel ‘Reactie op plaatsingsaanbod verwerken’.
3. Klik vervolgens op de actieknop ‘Toelating verwerken’.
4. Selecteer uw keuze door op het te klikken.
5. Klik op ‘Ingeschreven’ en vervolgens op de actieknop ‘Doorgaan’.
6. Wanneer u klikt op ‘Doorgaan’ is het aanmeldproces afgerond en kunt u het kind inschrijven in uw Leerling Administratie Systeem.
7. U kunt ook van meerdere kinderen tegelijk de status wijzigen van ‘toegelaten’ in ‘ingeschreven’. Dit kunt u doen door de kinderen die u wilt inschrijven, aan te vinken in het hokje voor de regel van de desbetreffende kinderen. Vervolgens klikt u op de actieknop ‘Bulk inschrijven’ en voert u stap 4 t/m 6 uit.

Stappen voor terugtrekking:

1. In het ‘Overzicht toegelaten kinderen’ klikt u op de actieknop ‘Openen’ in de regel van het kind waarvan de ouders hebben aangegeven geen gebruik te willen maken van het plaatsingsaanbod.
2. Er opent een venster met de titel ‘Reactie op plaatsingsaanbod verwerken’.
3. Klik vervolgens op de actieknop ‘Toelating verwerken’.
4. Selecteer uw keuze door op het te klikken.
5. Klik op ‘Teruggetrokken’ en vervolgens op de actieknop ‘Doorgaan’.
6. Wanneer u klikt op ‘Doorgaan’ wordt de aanmelding teruggetrokken uit de aanmeldprocedure. Uw plaatsingsaanbod is niet geaccepteerd of er is niet binnen 4 weken op uw aanbod gereageerd. Het kind kan niet meer meedoen in één van de andere rondes van de aanmeldprocedure en kan zich alleen nog aanmelden op een school zonder leerlingplafond!
7. Vul bij ‘Nadere uitleg’ de reden in waarom deze aanmelding wordt teruggetrokken. Wees hierbij zo specifiek mogelijk, Voorbeeld 1: ‘kind kiest andere school’ is niet compleet, voeg toe: ‘kind kiest [naam school] of school zonder plafond.’ Voorbeeld 2: ‘kind is verhuisd’ is niet compleet, voeg toe: ‘kind is verhuisd binnen Den Haag/buiten Den haag.
8. Door te klikken op ‘melden bij de aanmeldcoördinator’ brengt u de programmamanager van AanmeldenPO op de hoogte. Bijvoorbeeld wanneer een kind binnen Den Haag gaat verhuizen, kan het nodig zijn dat het kind zich opnieuw kan aanmelden. Dit kan alleen als de Programmamanager hier toestemming voor geeft. Hierbij is het noodzakelijk om het hokje bij ‘melden bij de aanmeldcoördinator’ aan te vinken.

Elk kind kleutert 2 volle schooljaren. Bij een school met een doorstroom per 1 oktober is het moment van instroom (als kind 4 jaar wordt) tot aan de zomer vakantie extra kleutertijd bovenop de twee standaard volle schooljaren dat een kind bij de kleuters doorbrengt. Elk kind wordt uiteraard individueel bekeken of de doorstroom past bij de ontwikkeling van het kind.

Als een school ‘standaard’ kiest voor een ander doorstroommoment, bijvoorbeeld 1 januari, dan wordt de leeftijdsgroep gevormd van kinderen die geboren zijn tussen 1 januari en 31 december. Bij een school met een doorstroom per 1 januari is het moment van instroom (als kind 4 jaar wordt) in principe bepalend voor de lengte van de kleuterperiode. Kinderen die 4 jaar worden, tussen de zomervakantie en 1 januari, kleuteren op deze scholen meestal korter. Ze starten als ze 4 jaar worden en zitten tot de zomer in groep 1 (geel), na de zomervakantie gaan deze kinderen mee met hun leeftijdsgroep naar groep 2 (blauw). De kinderen die na 1 januari 4 worden hebben tot aan de zomervakantie extra kleutertijd en kleuteren daarna nog twee volle schooljaren.

De school moet een ander doorstroommoment duidelijk en nadrukkelijk in haar schoolgids vermelden en tevens op haar schoolwebsite communiceren naar ouders. Van belang is dat ouders dit op tijd weten, zodat ze op tijd hun kind aanmelden in de juiste aanmeldperiode. In principe melden ouders hun kind aan in de periode die hoort bij het kwartaal waarin het kind 3 jaar wordt. Ouders van kinderen die jarig zijn in oktober, november, december kunnen op deze scholen in principe alleen aanmelden in cohort 1 (dec). De keuze van doorstroom is géén onderdeel van de aanmeldprocedure. Voor uitleg met voorbeelden, zie het Procedureboek versie 1.5)

Het is de bedoeling dat alle scholen met leerlingplafond de volgende brieven als samenvoegsjablonen in hun applicatie hebben staan:

• ALM124-brief plaatsingsaanbod school van eerste keuze
• ALM124-brief uitloting en plaatsingsaanbod op lagere voorkeursschool
• ALM3-brief plaatsingsaanbod school van eerste keuze (ivm reactietermijn 8 weken)
• ALM3-brief uitloting en plaatsingsaanbod op lagere voorkeursschool (ivm reactietermijn 8 weken)
• Brief Bevestiging aanmelding (dit is niet verplicht, maar wel handig als de school een bevestiging aanmelding per post moeten versturen)

Staan bij ‘voorkeuren’ de juiste 2 brieven geselecteerd?

ALM124-plaatsingsaanbod of ALM3-plaatsingsaanbod

• Sjabloon voor plaatsingsaanbod op school van eerste keuze

ALM124-uitloting + plaatsingsaanbod of ALM3-uitloting +plaatsingsaanbod

• Sjabloon voor uitloting en plaatsingsaanbod op school van lagere voorkeur

De inhoud van de brieven kan je checken op de volgende punten:

• Bevat de brief de samenvoegcode (OT-ID-casus) bij kenmerk?
• Staat de datum met samenvoegcode [vandaag]?
• Is de brief voorzien van het logo van de school?
• Ondertekening door de directeur / interim? Check naam met actuele scholenverzameloverzicht
• Als er in de brief staat vermeld dat bijgevoegd inschrijfformulier ingevuld/ingeleverd moet worden, is het wel handig dat dit ook in hetzelfde document is toegevoegd

Niet-geplaatste-kinderen
Alle kinderen die in ALM1 + ALM2 of in ALM3 + ALM4 op alle scholen van hun keuze zijn uitgeloot en daarmee niet geplaatst zijn, ontvangen een brief vanuit AanmeldenPO. In deze brief staat dat zij hun lijst mogen aanvullen om vervolgens mee te mogen doen met de extra lotingsronde VOVP1 (mei 2024) of VOVP2 (november 2024).
 
Plaats verbeteraars
Ook kinderen die uitgeloot zijn op de school van hun eerste keuze, maar wel geplaatst zijn op een school die lager op hun lijst stond, hebben een brief ontvangen. In deze brief staat dat zij de mogelijkheid krijgen om hun plaats te verbeteren door met hun bestaande lijst met scholen van hun keuze mee te doen aan de extra loting (VOVP = Verdeling van Open en Vrijgekomen Plaatsen).
 
Hoe gaat de extra loting (VOVP) in zijn werk

• In week 20/21 (13 t/m 24 mei 2024 (VOVP1)) en in week 43/44 (21 oktober 2024 t/m 8 november 2024 (VOVP2)) kunnen ouders van bovengenoemde kinderen hun kind via AanmeldenPO opgeven. Dit doen zij door een e-mail te sturen naar ouders@aanmeldenpo.nl.
• Alle aanmeldingen worden door AanmeldenPO verzameld. Het is voor u in de aanmeldapplicatie niet zichtbaar of een kind is aangemeld voor de VOVP.
• Op 28 mei 2024 (VOVP1) en 12 november 2024 (VOVP2) vindt de extra lotingsronde plaats onder leiding van een notaris. 
• Vanaf woensdagmiddag 29 mei (VOVP1) en woensdagmiddag 13 november (VOVP2) is in de aanmeldapplicatie (na inloggen op https://start.onderwijstransparant.nl gaat u naar ‘Overzichten’ – ‘Toegelaten kinderen’) voor u zichtbaar of uw school een kind geplaatst heeft gekregen.
• Op donderdag 30 mei (VOVP1) en donderdag 14 november (VOVP2) krijgen de ouders die deel hebben genomen aan de extra lotingsronde (VOVP) bericht over de uitslag van deze loting.

• Dit bericht ontvangen zij per e-mail/post vanuit AanmeldenPO (hierbij wordt de brief verstuurd namens AanmeldenPO en de school waar kind geplaatst is. De contactpersoon van uw school ontvangt hiervan per e-mail bericht.
• In de brief wordt aan ouders verzocht ook weer binnen 4 weken te reageren door hun kind definitief in te schrijven bij uw school. Wanneer de ouders hun kind hebben ingeschreven, verwerkt u dit door de toelating op Ingeschreven te zetten in de aanmeldapplicatie.Mochten ouders vragen hebben dan kunnen zij contact opnemen met de Ouder Servicedesk: ouders@aanmeldenpo.nl.
• Mocht u nog vragen hebben over deze extra lotingsronde (VOVP), neem dan contact op met de Onderwijs Servicedesk, telefonisch 070-3156350 of per e-mail servicedesk@aanmeldenpo.nl

Ook op onze webiste vindt u diverse handleidingen en instructiefilmpjes.

Mocht de handleiding geen uitkomst bieden, neem dan contact op met de onderwijsservicedesk (070 – 315 63 50 of via servicedesk@aanmeldenpo.nl). Dit kan ook via het contactformulier op deze website.